Web-applikasjonen brukes til å se på, legge inn og endre data. Den finnes i verktøykassa inne i arkivplan:

Utlistingen som kommer opp ser ut omtrent slik:

(det vil ikke være plass til hele visningen på skjermen, så på skjermbildet over er midten klippet ut slik at knappene i høyre kolonne kommer med)

Når du åpner Bestandsoversikt vil den automatisk liste opp alle rader for din organisasjon. Siden det er mange kolonner i Bestandsoversikten vil venstremenyen slås av for å gi plass til mer relevante data. Venstremenyen kan du manuelt slå av og på ved å trykke på "Vis/skjul meny" (1) oppe til venstre, slik at du kan navigere tilbake til arkivplanen.

I toppmenyen kan du bytte mellom å vise rader tilknyttet din organisasjon eller bare rader du selv har registrert (3). Dette kan være praktisk når du vil gjøre endringer i rader du har lagt inn via mobil-applikasjonen, da disse ikke vil være fullstendige.

Du kan laste ned bestandsoversikten i .CSV-format til bruk i f.eks. Excel ved å klikke på "Last ned" (4) oppe til høyre. Dette vil laste ned alle rader knyttet til kommunenummeret du er inne på (3). NB! Bilder kommer ikke med i eksporten.

Du kan sortere listen ved å trykke på trekanten (5) i den kolonna du ønsker å bruke som sorteringsnøkkel.

Du kan redigere eller slette rader ved å trykke på valgene "Redigere" og "Slette" helt til høyre (6).

Du kan endre antall rader pr side/bla deg fram og tilbake mellom sider (dersom det ikke er plass til alle rader på en side) ved å benytte navigeringen nederst på sida (7).

Siden tabellen inneholder mange kolonner er en del tekster klippet for å få en bedre oversikt. Disse er markerte ved at de slutter på "...". Du vil se slike klippede tekster i sin helhet dersom du holder markøren over dem.

Du kan legge til nye rader i Bestandsoversikt fra webgrensesnittet.

For å legge til nye rader trykker du "+ Legg til ny rad" oppe til venstre (2).

En del av feltene er obligatoriske. Dersom du forsøker å lagre uten å ha fylt ut ett eller flere av disse feltene vil du få melding om hvilket felt som ikke har gyldig verdi oppe til høyre. Raden kan ikke lagres før alle påkrevde felter er fylt ut.

Du kan også laste opp en bildefil fra din datamaskin.

For å lagre raden trykker du Lagre (9):

For å endre en rad trykker du på "Redigere" (6).

Data endres på samme måte som når du opretter nye rader. Du vil ikke kunne lagre raden uten at alle påkrevde felter er fylt ut.

For å fjerne en rad trykker du på "Slette" (6). Du vil bli bedt om å bekrefte at du ønsker å fjerne raden. Trykk OK for å fjerne den, eller Avbryt/Cancel for å beholde den. NB! Der er ingen papirkurv, så om du fjerner en rad kan du ikke hente den tilbake.

Brukere på IKA-nivå har utvidet tilgang til innlegging og uthenting av data for kommunene i "sin" IKA. Den viktigste funksjonen er å kunne overstyre hvilken kommune en rad skal registreres på. Dette gjøres ved å skrive inn kommunenummeret manuelt i feltet for kommunenumer når data legges inn/redigeres via web.

For å få riktig visning av data for en kommune er det nødvendig å gå inn i bestandsoversikten for den aktuelle kommunens arkivplan slik at riktig kommunenummer benyttes ved opplisting av data. Dette gjøres ved å åpne bestandsoversikten fra .arkivplan.no">https://<kommunenavn>.arkivplan.no og logge inn via admin-linken oppe til høyre. Du bør logge ut før du logger inn på nytt. Visningen for rader tilknyttet bruker vil likevel gå på tvers av kommuner og vise alle rader du har lagt inn.

Mobil-appen er ikke lenger i bruk, og er nå erstattet av en nettside tilpasset mobile enheter. I likhet med den Mobil-appen er ikke dette en fullverdig erstatning for web-applikasjonen for PC, men er ment som en kladdebok man enkelt kan ta med seg inn i arkivet og gjøre grunnarbeidet med registrering uten å ha med seg bærbar PC, notisblokk eller liknende.

Mobilversjonen støtter offline-modus så lenge du logger inn før du mister dekning, slik at du kan benytte den selv om arkivet befinner seg på et sted uten hverken mobil- eller WiFidekning. Data du legger inn kan så lastes opp til Bestandsoversikten når enheten kommer på nett.

Innloggingen benytter samme brukernavn og passord som du benytter i arkivplan på PC. Innloggingssiden for mobile enheter finner du på https://<KOMMUNENAVN>.arkivplan.no/bestandsoversikt/offline Logg inn på din arkivplan og åpne bestandsoversikt på PC for å se den nøyaktige adressen for akkurat din plan. Etter at du har logget inn vil du kunne se instruksjoner for hvordan du lager en snarvei på hjem-skjermen på din enhet.

Når du har logget inn må du klikke på lenken for visning av skjema. NB! Det er viktig at du ikke lager snarvei direkte til skjemaet, da dette kan forhindre at du får logget inn pga caching. Inne på skjemasiden får du opp en liste over data du har lagt inn og som ikke er synkroniserte med serveren. Synkroniseringen er enveis. Du kan altså ikke se rader som ligger i bestandsoversikten, bare rader som er lagt inn via mobilversjonen og som ikke er synkroniserte.

For å legge inn en ny rad i tabellen fyller du ut skjemaet og trykker "Lagre lokalt". Raden blir da lagt til på listen øverst på siden. Du kan fjerne rader du har lagt inn (dette kan ikke angres), men du kan ikke gjøre endringer etter at du har lagret lokalt. Etter at du har synkronisert til server kan du gjøre endringer i versjon for PC.

Når du legger til bilde kan du velge om du vil ta et nytt eller bruke et eksisterende fra fotoalbumet på enheten du benytter.

NB! Pga begrenset minne tilgjengelig på mobile enheter anbefaler vi at du tar bilder i landskapsformat (snu enheten på siden før du tar bilde) da disse komprimeres bedre. Dersom det lokale minnet blir fullt vil du få melding om dette. Du må da synkronisere rader med server før du kan legge inn flere bilder.

Styrken til versjonen for mobile enheter ligger i at den lar deg registrere data selv om du ikke er tilkoblet nett. Du kan dermed legge inn informasjon mens du står dypt nede i et arkiv, og så lastes denne informasjonen opp når du kommer til et område med mobildekning eller WiFi.

Det eneste du må huske å gjøre er å logge deg inn før du mister dekning.

Brukere på IKA-nivå har utvidet tilgang til innlegging og uthenting av data for kommunene i "sin" IKA. Den viktigste funksjonen er å kunne overstyre hvilken kommune en rad skal registreres på. Brukere som har slik utvidet tilgang vil kunne endre kommunenummeret direkte i skjemaet under registrering av data. Brukere med vanlig tilgang vil ikke kunne endre kommunenummer i skjemaet.

Etter kommunereformen i 2020 der en del kommuner ble sammenslått kan det være at bestandsoversikten for din (nye) kommune ikke lister opp innhold som ble lagt inn for en eller flere av kommunene fra før sammenslåingen. Dette skyldes at radene i bestandsoversikten er identifiserte med kommunenummeret de ble opprettet under (gammel kommune), og nye kommuner fra 2020 har nye kommunenummere. Vi har nå laget funksjonalitet som kan vise data fra tidligere kommuner i den nye. Ta kontakt med Arkivplan Support så ordner vi med innstillinger slik at tidligere data blir synlige under den nye kommunen. Vi trenger informasjon om hvilke tidligere kommuner/kommunenummer det er snakk om, samt tilsvarende for den nye kommunen.